1. Procedury istnieją tylko na papierze
Segregator z procedurami jest kompletny, ale zespół pracuje według niepisanych reguł. Kontroler pyta rejestrację, a odpowiedź nie zgadza się z tym, co jest w dokumentacji.
2. Brak śladu aktualizacji
Procedura sprzed dwóch lat, zmienione zarządzenia NFZ — brak daty wersji, brak potwierdzenia zapoznania personelu. To sygnał, że dokumentacja nie jest żywym narzędziem.
3. Rozjazd między danymi medycznymi a administracyjnymi
WP w systemie, wpis w dokumentacji papierowej i raport do NFZ opisują to samo świadczenie inaczej. Taki rozjazd to jeden z najczęstszych powodów zastrzeżeń.
4. Niekompletna dokumentacja świadczeń
Brak podpisów, brak dat, skróty zrozumiałe tylko dla jednej osoby, brak powiązania z kodem procedury — drobiazgi, które w sumie budują ryzyko.
5. Brak właściciela procesu
Nikt konkretnie nie odpowiada za aktualność dokumentacji, terminy raportów i reakcję na komunikaty NFZ. Gdy „odpowiada cała placówka”, w praktyce nie odpowiada nikt.